Método 5S: uma ferramenta estratégica para sua organização

Com o dia a dia cada vez mais intenso, as empresas precisaram recorrer a meios de organização que permitam bem-estar e economia de custos, proporcionando um ambiente limpo, sustentável e mais produtivo. Neste sentido, entra em cena o método 5S. 

O 5S é um plano que, quando bem implementado, faz uma diferença significativa na rotina dos colaboradores. É importante ter em mente que, para promover mudanças, é preciso sistematizar, estruturar e planejar todas as suas etapas.

Quer entender melhor sobre o conceito do programa, seus benefícios e a execução correta para aplicar em sua organização? Acompanhe o texto e confira!

O que é o método 5S?

Criada no Japão, o método 5S é uma técnica de gestão de qualidade. Seu objetivo é auxiliar pessoas e gestores a manterem o local de trabalho e a empresa organizados e limpos, oferecendo um ambiente acolhedor. Conheça abaixo e saiba o que significa cada etapa.

- Seiri: definido como Senso de Utilização. Na primeira etapa, você deve separar o útil do não útil na sua empresa ou no seu local de trabalho e, a partir daí, classificar os itens de acordo com a forma que os utiliza. Um exemplo são os materiais de limpeza. 

- Seiton: a segunda etapa do método é o Senso de Organização. Nessa fase, você deve organizar tudo para que seus colegas possam encontrar facilmente o que precisam. O principal benefício ao coordenar e manter a organização é a economia de tempo e dinheiro.

- Seiso: nessa fase (Senso de Limpeza), a empresa irá trabalhar para limpar e higienizar os locais, criando um padrão de limpeza. Um espaço limpo ajuda a identificar possíveis danos e necessidades de reparos, deixando o ambiente mais produtivo.

- Seiketsu: o quarto estágio do método 5S é o Senso de Saúde e Higiene. Aqui, o foco é na qualidade de vida a partir da padronização, pois aqueles que não cuidam bem de si mesmos, não podem entregar um bom serviço.

- Shitsuke: o quinto e último passo chama-se Senso de Autodisciplina. É a fase de consolidação de melhorias alcançadas através dos passos anteriores, de forma que se sustente na empresa.

Os benefícios do método 5S

Como mostramos acima, há muitas vantagens em implantar esse programa na sua empresa, sendo um plano estratégico para que os fatores essenciais da corporação (organização do ambiente de trabalho, economia financeira, etc.), passem a apresentar melhorias.

Por exemplo, no campo da organização do estoque, materiais de limpeza por vezes adquiridos para higiene de algo específico, mas, são esquecidos no depósito por não serem utilizados e acabam tomando um espaço desnecessário.

Na parte financeira, ao detectar gastos dispensáveis, em qualquer área, os gestores conseguem diminuir os custos do negócio.

Como implementar o método 5S?

São necessárias sete etapas para a implantação. Mas, antes de iniciar o processo, é preciso realizar uma verificação do espaço físico e a criação de uma pesquisa com todos que utilizam o local, para entender sobre demandas, satisfações e insatisfações no ambiente de trabalho. Com isso, fica mais fácil saber quais são as prioridades para início do projeto. Confira as etapas:

1 - Equipe da implantação

Formação da equipe com profissionais de diferentes hierarquias e setores da empresa.

2 – Planejamento

Desenvolvimento de um plano de orientação, onde todas as ferramentas que serão utilizadas estão listadas. Além disso, será preciso dividir as atividades em etapas.

3 - Fotos e registros

Etapa onde se deve registrar todos os setores da empresa em que o sistema será aplicado, dando atenção aos mais críticos. Por meio de reuniões e discussões, o time chegará às melhores soluções para que seja possível alcançar resultados.

4 – Reunião

A critério do grupo de trabalho, pode ser reunido todo o setor ou a empresa em geral, para realizar a implantação do programa. O plano deve ser explicado e os responsáveis devem orientar os demais colaboradores sobre as mudanças.

5 – Implantação

Aqui, já é possível iniciar a aplicação do método, já que todos os envolvidos estarão a par de suas atribuições. A divisão deve ser realizada por setores, cada uma com suas atividades definidas.

6 – Acompanhamento

O grupo de trabalho precisa fazer o acompanhamento dos setores, nos quais o programa foi implementado, sempre analisando o desenvolvimento, coletando feedbacks de setores e incentivando e orientando colaboradores para aplicar o 5S. O monitoramento deve ser realizado mensalmente.

7 - Retornos

Na última fase, todo o resultado será agrupado e avaliado. Com isso, é possível saber quais processos melhoraram e quais devem ser aprimorados. 

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